Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Teilnahme an Aktionen und Freizeiten
ALLGEMEINES
Die Jugendpflege der Gemeinde Ebersdorf b.Coburg bietet Ferienprogramme und weitere Aktionen wie z.B. den Leseclub an. Um diese organisieren zu können benötigen wir Ihre Daten bzw. die Daten Ihres Kindes. Diese ermöglichen es uns zum einen, mit Ihnen in Kontakt zu treten, zum anderen helfen uns die Daten auch, unsere Ferienprogramme auszuwerten und Fördermittel zu beantragen. Um dies leisten zu können, verarbeitet die Gemeinde Ebersdorf b.Coburg personenbezogene Daten. Zu diesen zählen Ihre Kontaktdaten bzw. die Ihres Kindes (Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontoverbindung). Im Falle einer Teilnahme an Freizeiten und Veranstaltungen können Bilder, Videos und Tonaufnahmen erstellt werden, auf denen Ihr Kind im portraitähnlichen Charakter zu erkennen ist. Diese verwenden wir, um Rückblicke zu erstellen und neue Angebote optisch ansprechend darzustellen.
HINWEISE ZUM DATENSCHUTZ
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit einer Teilnahme an Aktionen und Freizeiten im Bereich der Jugendpflege der Gemeinde Ebersdorf b. Coburg.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Gemeinde Ebersdorf b.Coburg, Raiffeisenstr. 1, 96237 Ebersdorf, Bürgermeister Bernd Reisenweber
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten actago GmbH, Weidenstraße 66, 94405 Landau a.d.Isar Mail: datenschutz@actago.de, Tel.: +49 9951 99990-20
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 4 a) Zwecke der Verarbeitung: • Ihre Daten, respektive die Ihres Kindes werden verarbeitet, um den Anforderungen an die übernommene Aufsichtspflicht während der Freizeit/Aktion umfassend gerecht zu werden, etwaigen Unfällen oder sonstigen Beeinträchtigungen an Rechtsgütern Ihres Kindes möglichst umfassend vorzubeugen, sowie den Kontakt zu den Personensorgeberechtigten frühzeitig herstellen zu können. • Weiterhin werden einzelne personenbezogene Daten zu Zwecken der Beantragung von Fördermitteln an Dritte weitergeben und dienen damit dem Zweck der Förderung der Kinder- und Jugendarbeit. • Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen dienen ausschließlich der Öffentlichkeits- und/oder Elternarbeit des/der Veranstalters/in.
4 b) Rechtsgrundlage der Verarbeitung • Sämtliche personenbezogenen Daten bis auf Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO erhoben, da diese für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zur Übernahme der Aufsichtspflicht für den genannten Zeitraum zwingend erforderlich sind. • Die Verarbeitung von Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen (Erhebung, Speicherung und Weitergabe an Dritte (s. unter 6.) erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung des/der Personensorgeberechtigten bzw. des/der Betroffenen, mithin gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Veröffentlichung ausgewählter Bilddateien in (Print-)Publikationen des/der Veranstalters/in sowie auf deren Homepage/Facebookaccount o.ä. ist für die Öffentlichkeitsarbeit des/der Veranstalters/in erforderlich und dient damit der Wahrnehmung berechtigter Interessen der Beteiligten, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. • Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (s. unter 6.) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, da dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen der Einrichtung erforderlich ist.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an: 5a) Gemeindekasse; Vereine/Organisationen/Personen, die mit der Durchführung der von Ihnen gewählten Veranstaltung beauftragt sind, Fördermittelgeber, Webhoster, Cloud-Computing-Anbieter, Eltern, Facebook, Auftragsverarbeiter (Mecodia, LivingData, AKDB, webspace-verkauf.de, jimdo), Sonstige im Zusammenhang mit der Erstellung und Veröffentlichung von (Print-) Publikationen/Plattformen, um -die Anmeldung durchzuführen; -den Teilnehmerbrief zu generieren und zu versenden; -die Teilnahme zu gewähren oder abzulehnen; -Besonderheiten bei der Übernahme der Aufsichtsplicht zu berücksichtigen; -den Bezahlvorgang des Teilnehmerbeitrages abzuwickeln; -die Freizeit/Aktion abzurechnen; -Kontakt zu Ihnen aufnehmen zu können;
-Sie über weitere Veranstaltungen in Form eines kostenlosen Newsletters zu informieren; -Fördermittel zu beantragen; -die Veranstaltung auszuwerten; -die Jahresstatistik zu erheben; -Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben 5b) Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an Ärzte, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben. Auch dies dient dem Schutz und der Sicherheit Ihres Kindes.Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland Bei einer Veröffentlichung von Daten, Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen im Internet sind diese weltweit einsehbar.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten • Mit Ausnahme der Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen werden personenbezogene Daten nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Anschluss hieran werden sämtliche damit im Zusammenhang stehende Daten unwiderruflich gelöscht. • Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen sowie der Newsletter, welche/r für die Zwecke der Öffentlichkeits- und/oder Elternarbeit des/der Veranstalters/in gemacht/erstellt werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
Betroffenenrechte Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). • Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. • Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz: Prof: Dr. Thomas Petri, Postfach 22 12 19, 80502 München Tel.: +49 89 212672-0 oder E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Widerrufsrecht bei Einwilligung Wenn Sie in die Verarbeitung durch die Gemeinde Ebersdorf b.Coburg durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten Vorbehaltlich der Einverständniserteilung zur Verarbeitung von Fotos, Videos und/oder Tonaufnahmen und des Newsletters sind Sie vertraglich (Vertrag zur Übernahme der Aufsichtspflicht) dazu verpflichtet, die geforderten Daten anzugeben. Nur so kann die Übernahme der Aufsichtspflicht gewährleistet werden.
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann der zugrunde liegende Vertrag mit Ihnen nicht geschlossen werden, was eine Teilnahme Ihres Kindes an der Freizeit/Aktion verhindert.